Hướng dẫn cải thiện hiệu quả làm việc qua việc quản lý thời gian

Bạn có bao giờ cảm thấy thời gian trôi qua quá nhanh mà bạn không kịp hoàn thành những công việc quan trọng? Bạn có bao giờ cảm thấy mệt mỏi, căng thẳng và không hài lòng với kết quả công việc của mình? Bạn có bao giờ cảm thấy khó khăn trong việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống? Có thể bạn đang gặp vấn đề về việc quản lý thời gian.

Quản lý thời gian là quá trình sắp xếp và lập kế hoạch để phân chia thời gian cụ thể cho các hoạt động bạn cần hoàn thành. Sử dụng thời gian đúng cách giúp bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn, thông minh hơn, giảm bớt áp lực và tăng chất lượng công việc. Hãy cùng Cachhay.net tìm hiểu tại sao phải quản lý thời gian và những cách cải thiện hiệu quả làm việc qua việc quản lý thời gian nhé!

Tham khảo: Khóa học kỹ năng quản lý thời gian: Ai nên học và tầm quan trọng!

Tại sao phải quản lý thời gian?

Tất cả chúng ta đều có quỹ thời gian 24 giờ một ngày, có người làm được những điều lớn lao, có người có thể cân bằng giữa công việc và cuộc sống, có người lại cảm thấy thời gian trôi qua thật vô nghĩa. Tại sao lại như vậy? Phải, điều khác biệt duy nhất ở đây chính là kỹ năng quản lý thời gian của mỗi người. Quản lý thời gian mang lại cho bạn những lợi ích sau:

Tăng năng suất làm việc: Một trong những lợi thế lớn nhất của kỹ năng quản lý thời gian là cho phép chúng ta làm việc hiệu quả hơn bằng cách kiểm soát được thời gian chúng ta sử dụng. Từ đó, bạn có thể tập trung tốt hơn vào các nhiệm vụ quan trọng, dẫn đến hiệu quả tốt hơn trong công việc.

Nhanh chóng đạt được mục tiêu: Ưu điểm lớn của kỹ năng quản lý thời gian chính là cho phép bạn đạt được thành công lớn hơn trong những nỗ lực của mình – thậm chí bằng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Khi bạn biết sắp xếp và phân bổ thời gian cho các mục tiêu của mình, bạn sẽ có cái nhìn khái quát hơn về những gì bạn muốn và cần làm để đạt được nó.

Dễ dàng quản lý công việc đội nhóm: Khi bạn biết quản lý thời gian cho bản thân, bạn cũng sẽ biết phối hợp và hỗ trợ các thành viên trong đội nhóm của mình. Bạn sẽ có khả năng giao việc, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả một cách hiệu quả. Điều này sẽ tạo ra một môi trường làm việc tích cực, năng động và hiệu quả.

Giảm stress: Khi bạn không biết quản lý thời gian, bạn sẽ dễ bị stress, lo lắng và mất kiểm soát với công việc của mình. Bạn sẽ cảm thấy không có đủ thời gian để làm tất cả những việc bạn muốn và cần làm. Bị áp lực từ những hạn chót, những yêu cầu khắt khe và những rủi ro có thể xảy ra. Ngược lại, khi biết quản lý thời gian, bạn sẽ có thể lên kế hoạch, ưu tiên và hoàn thành công việc một cách hợp lý. Có thể chủ động hơn với các tình huống khó khăn và đưa ra những giải pháp kịp thời, cảm thấy tự tin hơn, thoải mái hơn và hài lòng hơn với công việc của mình.

Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn có thêm cơ hội mới trong cuộc sống: Không chỉ có khả năng chủ động kiểm soát cuộc sống cá nhân, người biết quản lý thời gian luôn rất được lòng nhà tuyển dụng. Vì ngoài khả năng quản lý thời gian, ở họ cũng đã hội tụ đủ các kỹ năng liên quan khác trong việc tổ chức và hoàn thành công việc để trở thành một nhân viên tiềm năng. Họ được kỳ vọng sẽ đảm bảo năng suất làm việc tốt và mang lại giá trị tích cực mà công ty đang hướng đến.

Những cách quản lý thời gian hiệu quả

Sau khi đã hiểu được tầm quan trọng của việc quản lý thời gian, bạn có thể tự hỏi làm sao để quản lý thời gian hiệu quả? Dưới đây là một số cách đơn giản mà bạn có thể áp dụng ngay để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình:

1. Lên danh sách những việc cần làm – Điều tiên quyết của kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Đây là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất trong việc quản lý thời gian. Bạn cần lên danh sách trình bày chi tiết các công việc bạn phải hoàn thành trong một khoảng thời gian cụ thể. Tiếp đó, cần đặt mục tiêu công việc cũng như các mốc thời gian hoàn thành mục tiêu. Bạn có thể lập kế hoạch theo tuần, theo tháng để dễ dàng hình dung và giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch.

Việc lập danh sách những công việc cần làm từ sớm giúp bạn linh hoạt hơn khi hoàn thành nhiệm vụ, có thể chủ động hơn với các rủi ro có thể xảy ra và đưa ra những giải pháp kịp thời. Ngoài ra, việc lập danh sách cũng giúp bạn có được cái nhìn tổng quan về công việc của mình, từ đó bạn có thể sắp xếp và phân bổ thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ.

2. Ưu tiên công việc – Bí quyết quản lý thời gian hiệu quả

Sau khi đã lên danh sách những việc cần làm, bạn cần phải ưu tiên công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp của chúng. Bạn có thể sử dụng ma trận ưu tiên của Stephen Covey để phân loại công việc của mình vào bốn nhóm sau:

Quan trọng và khẩn cấp: Đây là những công việc bạn phải hoàn thành ngay lập tức, không thể trì hoãn hay bỏ qua. Ví dụ như những hạn chót, những khủng hoảng, những sự cố bất ngờ…

Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Đây là những công việc bạn nên hoàn thành trong thời gian sớm nhất có thể, nhưng không cần phải vội vàng hay áp lực. Ví dụ như những mục tiêu dài hạn, những kế hoạch chiến lược, những hoạt động phát triển bản thân…

Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Đây là những công việc bạn có thể giao cho người khác hoặc hạn chế thời gian dành cho chúng. Ví dụ như những cuộc gọi, những email, những yêu cầu không liên quan…

Không quan trọng và không khẩn cấp: Đây là những công việc bạn nên loại bỏ hoặc tránh xa. Ví dụ như những hoạt động lãng phí thời gian, những xao nhãng, những thói quen xấu…

Bạn nên tập trung vào các công việc thuộc nhóm quan trọng và khẩn cấp đầu tiên, sau đó là các công việc thuộc nhóm quan trọng nhưng không khẩn cấp. Bạn nên hạn chế hoặc tránh xa các công việc thuộc hai nhóm còn lại.

Tham khảo: 21 Quyển sách kỹ năng quản lý thời gian bạn không nên bỏ qua

3. Sử dụng các công cụ hỗ trợ – Cách quản lý thời gian hiệu quả

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, bạn có thể tận dụng các công cụ hỗ trợ để quản lý thời gian một cách hiệu quả hơn. Bạn có thể sử dụng các ứng dụng, phần mềm hay thiết bị để lập kế hoạch, theo dõi, đánh giá và cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình. Dưới đây là một số ví dụ về các công cụ hỗ trợ quản lý thời gian:

Google Calendar: Đây là một ứng dụng lịch miễn phí của Google cho phép bạn tạo và chỉnh sửa các sự kiện, thiết lập các thông báo và chia sẻ lịch với người khác. Bạn có thể sử dụng Google Calendar để lập kế hoạch cho các nhiệm vụ của mình theo ngày, tuần hay tháng.

Trello: Đây là một ứng dụng quản lý dự án cho phép bạn tạo và quản lý các bảng, danh sách và thẻ để sắp xếp và theo dõi công việc của mình. Bạn có thể sử dụng Trello để phân công nhiệm vụ, gán hạn chót, đính kèm tệp tin và nhận phản hồi từ các thành viên trong đội nhóm của mình.

RescueTime: Đây là một ứng dụng theo dõi thời gian cho phép bạn kiểm tra xem bạn đã sử dụng thời gian của mình như thế nào. Bạn có thể sử dụng RescueTime để biết được bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho các hoạt động quan trọng, không quan trọng, hay lãng phí thời gian. Bạn cũng có thể sử dụng RescueTime để thiết lập các mục tiêu, cảnh báo và chế độ tập trung để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình.

4. Hạn chế xao nhãng – Đòi hỏi quản lý thời gian hiệu quả

Một trong những nguyên nhân khiến bạn không quản lý được thời gian là do bạn bị xao nhãng bởi những yếu tố bên ngoài hay bên trong. Những yếu tố bên ngoài có thể là những tiếng ồn, những cuộc gọi, những email, những người xung quanh… Những yếu tố bên trong có thể là những suy nghĩ, cảm xúc, thói quen hay sở thích của bạn. Những yếu tố này khiến bạn mất tập trung, giảm năng suất và làm chậm tiến độ công việc của mình.

Để hạn chế xao nhãng, bạn cần phải tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi cho bạn. Bạn có thể làm những việc sau:

Tắt điện thoại hoặc chuyển sang chế độ im lặng khi làm việc: Đây là cách đơn giản nhất để tránh bị xao nhãng bởi những cuộc gọi, tin nhắn hay thông báo không cần thiết. Bạn chỉ nên kiểm tra điện thoại khi bạn đã hoàn thành một nhiệm vụ hoặc khi bạn có thời gian nghỉ ngơi.

Đóng các tab trình duyệt không liên quan khi làm việc: Đây là cách hiệu quả để tránh bị xao nhãng bởi những trang web, mạng xã hội hay video không liên quan đến công việc của bạn. Chỉ nên mở các tab trình duyệt khi bạn cần tìm kiếm thông tin hay sử dụng các công cụ hỗ trợ cho công việc của mình.

Thông báo cho người xung quanh về thời gian làm việc của bạn: Đây là cách lịch sự để tránh bị xao nhãng bởi những người xung quanh, như đồng nghiệp, bạn bè hay gia đình. Bạn nên thông báo cho họ biết về thời gian làm việc của bạn và yêu cầu họ không làm phiền bạn khi bạn đang tập trung vào công việc. Và cũng nên tôn trọng thời gian làm việc của người khác và không gây phiền nhiễu cho họ khi họ đang làm việc.

Kiểm soát những suy nghĩ và cảm xúc của mình: Đây là cách khó khăn nhất nhưng cũng là cách quan trọng nhất để tránh bị xao nhãng bởi những yếu tố bên trong. Bạn cần phải tự nhận thức được những suy nghĩ và cảm xúc của mình khi làm việc, như sợ hãi, lo lắng, chán nản, buồn ngủ… Bạn cần phải tìm ra nguyên nhân gây ra những suy nghĩ và cảm xúc này và đối phó với chúng một cách tích cực. Có thể sử dụng các phương pháp như thở sâu, thiền, tập thể dục, nghe nhạc hay nói chuyện với người thân để giải tỏa căng thẳng và tăng động lực cho mình.

5. Nghỉ ngơi đúng lúc – Điều kiện quản lý thời gian hiệu quả

Một trong những sai lầm thường gặp khi quản lý thời gian là làm việc quá sức mà không nghỉ ngơi đúng lúc. Điều này không chỉ gây ra mệt mỏi, stress mà còn giảm chất lượng công việc của bạn. Bạn cần phải biết cách nghỉ ngơi đúng lúc để tái tạo năng lượng, tăng khả năng tập trung và sáng tạo.

Bạn có thể áp dụng phương pháp Pomodoro để nghỉ ngơi đúng lúc. Phương pháp này cho phép bạn chia công việc thành các khối thời gian 25 phút, gọi là Pomodoro. Sau mỗi Pomodoro, bạn nghỉ ngơi 5 phút. Sau khi hoàn thành 4 Pomodoro, bạn nghỉ ngơi 15-30 phút. Bạn có thể sử dụng các ứng dụng hay thiết bị để theo dõi thời gian Pomodoro của mình.

Khi nghỉ ngơi, bạn nên làm những việc giúp bạn thư giãn và hạnh phúc, như uống nước, ăn trái cây, đi dạo, đọc sách, chơi game… Bạn không nên làm những việc gây căng thẳng hay tiêu tốn nhiều thời gian, như xem tin tức, kiểm tra email, tranh luận với người khác…

Kết luận

Quản lý thời gian là một kỹ năng quan trọng và cần thiết cho bất kỳ ai muốn cải thiện hiệu quả làm việc và cuộc sống của mình. Bằng cách áp dụng các cách quản lý thời gian hiệu quả đã được trình bày trong bài viết này, bạn có thể kiểm soát được thời gian của mình, hoàn thành công việc một cách thông minh hơn, giảm stress và tăng hạnh phúc. Hãy bắt đầu từ hôm nay để trở thành một người quản lý thời gian xuất sắc nhé!