Kỹ năng quản lý thời gian là gì? Bạn đã biết cách sử dụng chưa?

Bạn có bao giờ cảm thấy mình không có đủ thời gian để làm hết những việc mình muốn? Bạn có bao giờ cảm thấy mình lãng phí thời gian vào những việc không quan trọng? Bạn có bao giờ cảm thấy mình không kiểm soát được thời gian của mình? Nếu câu trả lời là có, bạn cần phải học cách quản lý thời gian.

Quản lý thời gian là một kỹ năng sống không thể thiếu trong thời đại hiện nay. Nó giúp bạn sắp xếp và phân bổ thời gian cho các hoạt động của mình một cách hợp lý và hiệu quả. Quản lý thời gian không chỉ giúp bạn tăng năng suất, hiệu suất và chất lượng công việc, mà còn giúp bạn cân bằng giữa công việc và cuộc sống, giảm stress và tăng hạnh phúc.

Trong bài viết này, Cachhay.net sẽ giới thiệu cho bạn về kỹ năng quản lý thời gian là gì? tại sao bạn nên quản lý thời gian và làm sao để có thể quản lý thời gian hiệu quả.

Tham khảo: Khóa học kỹ năng quản lý thời gian: Ai nên học và tầm quan trọng!

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Theo Wikipedia, quản lý thời gian là quá trình kế hoạch và thực hành việc kiểm soát một cách có ý thức một đơn vị thời gian dùng trong một hoặc một chuỗi các hoạt động cụ thể, để tăng tính hiệu quả, hiệu suất hay năng suất.

Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng dùng và kiểm soát tốt thời gian. Giúp phân bổ thời gian hành động các hoạt động trở nên thích hợp và hoàn thành hơn.

Kỹ năng quản lý thời gian có thể xem gồm tổ hợp các kỹ năng bao gồm:

Kỹ năng thiết lập mục tiêu: Bạn cần xác định được những gì bạn muốn đạt được trong ngắn hạn và dài hạn, và đặt ra các tiêu chí để đo lường sự tiến bộ của bạn.
Kỹ năng tổ chức, sắp xếp: Bạn cần phải sắp xếp công việc, tài liệu, dụng cụ và không gian làm việc của bạn một cách ngăn nắp, dễ tìm kiếm và sử dụng.
Kỹ năng lập kế hoạch: Bạn cần phải lên kế hoạch chi tiết cho các công việc của bạn, bao gồm xác định các ưu tiên, các hạn chót, các nguồn lực cần thiết và các rủi ro có thể xảy ra.
Kỹ năng quản trị: Bạn cần phải biết cách phân công, ủy quyền, giám sát và phối hợp các công việc cho chính mình và người khác.
Kỹ năng kiểm soát: Bạn cần phải theo dõi, đánh giá và điều chỉnh kế hoạch của bạn khi cần thiết, để đảm bảo việc tuân theo hạn chót và đạt được mục tiêu.

Tại sao bạn nên quản lý thời gian?

Quản lý thời gian là một kỹ năng quan trọng vì nó mang lại nhiều lợi ích cho bạn, bao gồm:

Giúp bạn tăng năng suất, hiệu suất và chất lượng công việc: Khi bạn biết cách sử dụng thời gian một cách có chọn lọc và có mục đích, bạn sẽ làm được nhiều việc hơn trong cùng một khoảng thời gian, và làm được tốt hơn những việc đó.

Giúp bạn cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Khi bạn biết cách phân bổ thời gian cho các hoạt động khác nhau của mình, bạn sẽ không bị quá tải công việc, mà còn có thời gian dành cho gia đình, bạn bè, sở thích và chăm sóc bản thân.

Giúp bạn giảm stress và tăng hạnh phúc: Khi bạn biết cách kiểm soát thời gian của mình, bạn sẽ không còn cảm thấy áp lực, lo lắng hay trì hoãn. Bạn sẽ cảm thấy tự tin, hài lòng và thoải mái hơn.

Làm sao để có thể quản lý thời gian hiệu quả?

Để có thể quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần áp dụng các nguyên tắc và mẹo sau đây:

Nguyên tắc quản lý thời gian

Nguyên tắc 80/20: Nguyên tắc này được phát triển bởi nhà kinh tế người Ý Vilfredo Pareto. Theo nguyên tắc này, 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân. Áp dụng vào quản lý thời gian, nguyên tắc này cho rằng 80% thành công của bạn đến từ 20% công việc của bạn. Do đó, bạn nên tập trung vào những công việc quan trọng nhất, có giá trị nhất và có ảnh hưởng nhất đến mục tiêu của bạn.

Nguyên tắc ABCDE: Nguyên tắc này được phát triển bởi nhà văn và diễn giả người Mỹ Brian Tracy. Theo nguyên tắc này, bạn nên phân loại các công việc của mình theo mức độ ưu tiên từ A đến E, trong đó:

A là các công việc rất quan trọng, phải làm ngay và không thể trì hoãn. Nếu không làm được các công việc này, bạn sẽ phải chịu hậu quả nghiêm trọng.

B là các công việc quan trọng, nhưng không khẩn cấp. Nếu không làm được các công việc này, bạn sẽ phải chịu hậu quả nhẹ nhàng.

C là các công việc không quan trọng, nhưng có ích. Nếu không làm được các công việc này, bạn sẽ không phải chịu hậu quả gì.

D là các công việc có thể ủy quyền cho người khác. Nếu làm được các công việc này, bạn sẽ không có lợi ích gì.

E là các công việc nên bỏ qua hoặc hủy bỏ. Nếu làm được các công việc này, bạn sẽ có hại cho mình.

Theo nguyên tắc này, bạn nên bắt đầu với các công việc A, sau đó là B, C, D và E. Trong mỗi nhóm, bạn nên sắp xếp các công việc theo thứ tự từ cao đến thấp (A1, A2, A3…). Bạn nên hoàn thành một công việc trước khi chuyển sang công việc khác.

Tham khảo: 21 Quyển sách kỹ năng quản lý thời gian bạn không nên bỏ qua

Nguyên tắc SMART: Nguyên tắc này được phát triển bởi nhà quản lý người Mỹ George T. Doran. Theo nguyên tắc này, bạn nên thiết lập các mục tiêu của mình theo tiêu chí SMART, trong đó:

S là Specific (Cụ thể): Mục tiêu của bạn phải rõ ràng, định hướng và có thể đo lường được.

M là Measurable (Đo lường được): Mục tiêu của bạn phải có các chỉ số để bạn có thể theo dõi và đánh giá sự tiến bộ của mình.

A là Achievable (Có thể đạt được): Mục tiêu của bạn phải thực tế và khả thi, không quá cao hay quá thấp so với khả năng của bạn.

R là Relevant (Liên quan): Mục tiêu của bạn phải phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị của bạn.

T là Time-bound (Có thời hạn): Mục tiêu của bạn phải có một khoảng thời gian cụ thể để hoàn thành, không kéo dài quá lâu hay quá ngắn.

Theo nguyên tắc này, bạn nên viết ra các mục tiêu của mình theo cách SMART, ví dụ: Tôi muốn hoàn thành luận văn của mình trong vòng 3 tháng với điểm số ít nhất là 8/10.

Mẹo quản lý thời gian

Sử dụng các công cụ hỗ trợ: Bạn có thể sử dụng các công cụ như lịch, danh sách việc cần làm, bảng kế hoạch, ứng dụng quản lý thời gian… để giúp bạn ghi nhớ, sắp xếp và theo dõi các công việc của mình. Bạn nên chọn những công cụ phù hợp với nhu cầu và phong cách làm việc của mình.

Làm việc theo khối: Bạn có thể chia ngày làm việc của mình thành các khối thời gian có độ dài từ 25 đến 90 phút. Trong mỗi khối thời gian, bạn nên tập trung vào một công việc duy nhất và tránh bị xao nhãng bởi những yếu tố khác. Sau mỗi khối thời gian, bạn nên nghỉ ngơi từ 5 đến 15 phút để tái tạo năng lượng và tinh thần.

Xử lý ngay những việc nhỏ: Bạn có thể áp dụng quy tắc hai phút của nhà văn và diễn giả người Mỹ David Allen. Theo quy tắc này, nếu bạn gặp một công việc nào đó có thể hoàn thành trong vòng hai phút hoặc ít hơn, bạn nên làm ngay lập tức, không để lại sau. Như vậy, bạn sẽ giảm được số lượng công việc chồng chất và tăng được cảm giác thành công.

Hạn chế sự xao nhãng: Bạn nên tìm ra những yếu tố gây xao nhãng cho bạn, như điện thoại, mạng xã hội, email, tiếng ồn… và cố gắng hạn chế hoặc loại bỏ chúng khi bạn làm việc. Bạn nên thông báo cho người khác biết bạn đang bận và không muốn bị làm phiền. Bạn nên tạo cho mình một không gian làm việc thoải mái, sạch sẽ và yên tĩnh.

Học cách nói không: Bạn nên biết cách từ chối những yêu cầu, lời mời hay đề nghị không liên quan đến mục tiêu của mình. Bạn nên giải thích lý do và đưa ra những giải pháp thay thế hợp lý. Bạn nên tránh nhận quá nhiều công việc hay cam kết quá nhiều điều mà bạn không thể hoàn thành.