Làm thế nào để đạt hiệu suất làm việc cao?

Hiệu suất làm việc là khái niệm dùng để đánh giá hiệu quả công việc của một cá nhân hoặc một đội nhóm trong một thời gian cụ thể. Hiệu suất có thể được đánh giá dựa trên khối lượng công việc, chất lượng công việc, thời gian hoàn thành công việc và mức độ hài lòng của khách hàng hoặc người sử dụng. Nâng cao hiệu suất làm việc là một trong những yếu tố quan trọng để đạt được thành công trong công việc và cuộc sống.

Trong bài viết này, Cachhay.net sẽ chia sẻ với bạn những cách làm việc hiệu quả giúp bạn tăng năng suất 200%. Bạn sẽ học được cách lên kế hoạch, ưu tiên, tập trung, phân bổ thời gian, kiểm soát cảm xúc, làm việc nhóm và sử dụng các công cụ hỗ trợ. Hãy cùng theo dõi nhé!

Tham khảo: Khóa học kỹ năng quản lý thời gian: Ai nên học và tầm quan trọng!

1. Cách lên kế hoạch làm việc hiệu quả

Lên kế hoạch làm việc là bước đầu tiên và quan trọng nhất để nâng cao hiệu suất làm việc. Khi bạn có một kế hoạch chi tiết và rõ ràng, bạn sẽ biết được những gì cần phải làm, khi nào phải làm và làm như thế nào. Bạn sẽ không bị lãng phí thời gian cho những việc không quan trọng hoặc không liên quan. Bạn sẽ không bị mất phương hướng hoặc quên mất những nhiệm vụ cần thiết. Bạn sẽ có được một cái nhìn tổng quan về công việc của mình và có thể điều chỉnh linh hoạt theo tình hình.

Làm thế nào để đạt hiệu suất làm việc cao? – Lên kế hoạch làm việc

Để lên kế hoạch làm việc hiệu quả, bạn cần tuân theo những nguyên tắc sau:

Đặt mục tiêu rõ ràng: Đặt mục tiêu rõ ràng và cụ thể là một cách hiệu quả để tăng hiệu suất làm việc. Bạn cần xác định được mục tiêu của mình là gì, tại sao bạn muốn đạt được nó và bạn sẽ đánh giá kết quả như thế nào. Bạn có thể áp dụng phương pháp SMART để đặt mục tiêu, tức là mục tiêu phải đủ Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Có thể đạt được (Achievable), Liên quan (Relevant) và Có thời hạn (Time-bound).

Ví dụ: Mục tiêu của bạn là tăng doanh thu bán hàng của công ty lên 20% trong vòng 6 tháng.

Phân chia công việc: Phân chia công việc là cách để bạn chia nhỏ một công việc lớn thành nhiều công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Bạn cần xác định được những bước cần thiết để hoàn thành một công việc, thứ tự ưu tiên của chúng và người chịu trách nhiệm thực hiện. Bạn cũng cần ước lượng thời gian cần thiết cho mỗi bước và ghi chú lại những rủi ro hoặc khó khăn có thể gặp phải.

Ví dụ: Để tăng doanh thu bán hàng, bạn cần phân chia công việc thành các bước như: nghiên cứu thị trường, phân tích khách hàng, xây dựng chiến lược marketing, thiết kế sản phẩm, triển khai kênh bán hàng, theo dõi và đánh giá kết quả.

Lập lịch làm việc: Lập lịch làm việc là cách để bạn sắp xếp thời gian cho các công việc một cách hợp lý và khoa học. Bạn cần xem xét các yếu tố như: mức độ quan trọng và khẩn cấp của công việc, thời gian hoàn thành tối ưu, thời gian biểu của bản thân và đồng nghiệp, thời điểm làm việc hiệu quả nhất và những yếu tố có thể ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Bạn có thể sử dụng các công cụ như lịch, danh sách việc cần làm, ứng dụng quản lý thời gian để lập lịch làm việc.

Ví dụ: Bạn có thể lập lịch làm việc theo ngày, tuần hoặc tháng, ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi công việc, đặt nhắc nhở hoặc thông báo cho các công việc quan trọng hoặc có deadline.

2. Cách ưu tiên làm việc hiệu quả

Ưu tiên làm việc là bước tiếp theo để nâng cao hiệu suất làm việc. Khi bạn có nhiều công việc cần phải làm trong một khoảng thời gian hạn chế, bạn cần biết cách sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp. Bạn không nên cố gắng làm tất cả mọi việc một lúc, mà nên tập trung vào những việc mang lại giá trị cao nhất cho mục tiêu của bạn. Bạn cũng không nên để cho những việc không quan trọng hoặc không liên quan chiếm quá nhiều thời gian và năng lượng của bạn.

Để ưu tiên làm việc hiệu quả, bạn có thể áp dụng các phương pháp sau:

Phương pháp ma trận Eisenhower: Phương pháp này dựa trên nguyên tắc của Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower: “Những gì quan trọng không nhất thiết phải khẩn cấp và những gì khẩn cấp không nhất thiết phải quan trọng”. Theo phương pháp này, bạn có thể phân loại công việc của mình vào bốn loại: Quan trọng và khẩn cấp (làm ngay và ưu tiên cao nhất), Quan trọng nhưng không khẩn cấp (lên kế hoạch và thực hiện sau), Khẩn cấp nhưng không quan trọng (ủy thác hoặc hạn chế thời gian), Không quan trọng và không khẩn cấp (loại bỏ hoặc trì hoãn). Bạn có thể sử dụng một bảng hay một ứng dụng để vẽ ra ma trận này và phân bổ công việc của mình vào từng ô.

Ví dụ: Công việc quan trọng và khẩn cấp có thể là: gặp khách hàng quan trọng, giải quyết vấn đề khẩn cấp, hoàn thành báo cáo có deadline. Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp có thể là: học tập và nâng cao kỹ năng, xây dựng mối quan hệ, lên kế hoạch dài hạn. Công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng có thể là: trả lời email, điện thoại, xử lý các yêu cầu nhỏ. Công việc không quan trọng và không khẩn cấp có thể là: xem tin tức, mạng xã hội, chơi game.

Phương pháp ABCDE: Phương pháp này dựa trên nguyên tắc của nhà tư vấn quản lý Brian Tracy: “Có một công việc duy nhất bạn có thể làm tốt nhất, tạo ra giá trị cao nhất cho bạn và cho công ty của bạn”. Theo phương pháp này, bạn có thể phân loại công việc của mình vào năm loại: A (rất quan trọng), B (quan trọng), C (bình thường), D (có thể ủy thác) và E (không cần thiết). Bạn cần tập trung vào các công việc loại A và hoàn thành chúng trước khi làm các công việc loại B, C, D hoặc E. Bạn cũng cần xác định được số thứ tự của các công việc loại A để biết được công việc nào là quan trọng nhất.

Ví dụ: Công việc loại A có thể là: hoàn thành dự án lớn, đàm phán hợp đồng mới, giải quyết khiếu nại của khách hàng. Công việc loại B có thể là: chuẩn bị bài thuyết trình, gửi báo cáo hàng tuần, họp nhóm. Công việc loại C có thể là: kiểm tra email, sắp xếp hồ sơ, đặt lịch hẹn. Công việc loại D có thể là: sao chép tài liệu, in ấn, giao hàng. Công việc loại E có thể là: xem video, nghe nhạc, nói chuyện phiếm.

3. Cách tập trung làm việc hiệu quả

Tập trung làm việc là bước tiếp theo để nâng cao hiệu suất làm việc. Khi bạn tập trung vào một công việc duy nhất trong một khoảng thời gian dài, bạn sẽ có khả năng sáng tạo cao hơn, hiểu rõ hơn và hoàn thành nhanh hơn. Bạn sẽ không bị phân tâm bởi những yếu tố ngoại lai hay những công việc khác. Bạn sẽ không bị mất thời gian cho việc chuyển đổi giữa các công việc. Bạn sẽ không bị mệt mỏi hay stress quá mức.

Để tập trung làm việc hiệu quả, bạn có thể áp dụng các cách sau:

Sử dụng phương pháp Pomodoro: Phương pháp này do nhà nghiên cứu Francesco Cirillo phát triển vào những năm 1980. Phương pháp này giúp bạn chia thời gian làm việc thành các khoảng thời gian ngắn, xen kẽ với các khoảng thời gian nghỉ ngơi. Bạn có thể sử dụng một đồng hồ báo thức, một ứng dụng hoặc một chiếc bếp ga hình cà chua (Pomodoro là cà chua bằng tiếng Ý) để áp dụng phương pháp này.

Cách thực hiện như sau: Bạn chọn một công việc cần làm, đặt đồng hồ báo thức trong 25 phút và bắt đầu làm việc. Khi đồng hồ báo thức, bạn dừng lại và nghỉ ngơi trong 5 phút. Sau đó, bạn tiếp tục làm việc trong 25 phút và nghỉ ngơi trong 5 phút. Bạn lặp lại quy trình này cho đến khi hoàn thành bốn chu kỳ làm việc và nghỉ ngơi, tức là 100 phút. Sau đó, bạn nghỉ ngơi trong 15-30 phút trước khi bắt đầu một chu kỳ mới. Phương pháp này giúp bạn duy trì sự tập trung và năng lượng cao trong khi làm việc, cũng như giảm bớt căng thẳng và mệt mỏi.

Loại bỏ những yếu tố gây nhiễu: Những yếu tố gây nhiễu là những yếu tố có thể làm giảm sự tập trung của bạn khi bạn đang làm việc. Những yếu tố này có thể là âm thanh, ánh sáng, nhiệt độ, không khí, mùi vị, cảm xúc, suy nghĩ, người khác hoặc thiết bị điện tử. Bạn cần loại bỏ hoặc hạn chế những yếu tố này để tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi cho sự tập trung.

Ví dụ: Bạn có thể đeo tai nghe chống ồn, tắt điện thoại, email và các thông báo khác, chọn một nơi yên tĩnh và thoải mái để làm việc, uống nước hoặc ăn nhẹ để duy trì sự tỉnh táo, thở sâu hoặc thiền để giải tỏa căng thẳng và lo lắng.

Tăng cường sự tập trung bằng não bộ: Não bộ là bộ phận quan trọng nhất để bạn tập trung làm việc. Não bộ cũng cần được chăm sóc và huấn luyện để hoạt động tốt hơn. Bạn có thể tăng cường sự tập trung bằng não bộ bằng cách áp dụng các cách sau: Ăn uống lành mạnh, đủ chất và đa dạng, đặc biệt là những thực phẩm giàu omega-3, choline, vitamin B, C, E và các chất chống oxy hóa. Uống nhiều nước để giữ cho não bộ luôn được cung cấp đủ oxy và dinh dưỡng. Ngủ đủ giấc để não bộ có thời gian nghỉ ngơi và phục hồi. Tập thể dục thường xuyên để tăng cường tuần hoàn máu và oxy lên não bộ, cũng như giảm bớt căng thẳng và mệt mỏi. Chơi các trò chơi trí tuệ hoặc học những kỹ năng mới để kích thích não bộ hoạt động và phát triển.

Tham khảo: 21 Quyển sách kỹ năng quản lý thời gian bạn không nên bỏ qua

4. Cách phân bổ thời gian làm việc hiệu quả

Phân bổ thời gian làm việc là bước tiếp theo để nâng cao hiệu suất làm việc. Khi bạn phân bổ thời gian làm việc một cách hợp lý, bạn sẽ có thể hoàn thành nhiều công việc hơn trong một khoảng thời gian ngắn hơn. Bạn sẽ không bị lãng phí thời gian cho những việc không mang lại giá trị. Bạn sẽ không bị trì hoãn hoặc vội vã khiến cho công việc không được hoàn thiện hay chất lượng. Bạn sẽ có được một lối sống có kỷ luật và tổ chức.

Để phân bổ thời gian làm việc hiệu quả, bạn có thể áp dụng các cách sau:

Sử dụng công cụ quản lý thời gian: Công cụ quản lý thời gian là những công cụ giúp bạn theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa thời gian của mình. Bạn có thể sử dụng các công cụ như: lịch, danh sách việc cần làm, ứng dụng quản lý thời gian, ứng dụng theo dõi thói quen, ứng dụng nhắc nhở hoặc thông báo. Bạn có thể sử dụng các công cụ này để lập kế hoạch, ưu tiên, lập lịch, theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả và cải thiện hiệu suất của mình.

Ví dụ: Bạn có thể sử dụng ứng dụng [Toggl Track] để theo dõi thời gian bạn dành cho từng công việc, xem được biểu đồ phân tích thời gian của bạn theo ngày, tuần hoặc tháng, so sánh được hiệu suất của bạn với mục tiêu đã đặt ra.

Sử dụng nguyên tắc 80/20: Nguyên tắc 80/20 hay nguyên tắc Pareto là một nguyên tắc nổi tiếng trong quản lý thời gian. Nguyên tắc này cho rằng: 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân, hoặc 80% giá trị đến từ 20% nỗ lực. Bạn có thể áp dụng nguyên tắc này để tìm ra những công việc quan trọng nhất, mang lại giá trị cao nhất cho mục tiêu của bạn và dành nhiều thời gian hơn cho chúng. Bạn cũng có thể loại bỏ hoặc giảm bớt những công việc không quan trọng, không mang lại giá trị hoặc có thể ủy thác cho người khác.

Ví dụ: Bạn có thể phân tích xem những khách hàng nào mang lại doanh thu cao nhất cho công ty của bạn, và tập trung vào việc chăm sóc và phát triển mối quan hệ với họ. Bạn cũng có thể xem xét xem những hoạt động nào làm tốn nhiều thời gian của bạn mà không mang lại hiệu quả và cắt giảm hoặc ngừng làm chúng.

5. Cách kiểm soát cảm xúc làm việc hiệu quả

Kiểm soát cảm xúc là bước tiếp theo để nâng cao hiệu suất làm việc. Khi bạn kiểm soát được cảm xúc của mình, bạn sẽ có thể làm việc một cách tự tin, lạc quan và hài hòa. Bạn sẽ không bị ảnh hưởng bởi những cảm xúc tiêu cực như: lo lắng, sợ hãi, tức giận, buồn chán, thất vọng hay áp lực. Bạn sẽ không bị mất bình tĩnh hay làm sai lầm khi gặp phải những tình huống khó khăn hay xung đột. Bạn sẽ có được một tâm trạng tốt và một sức khỏe tinh thần tốt.

Để kiểm soát cảm xúc làm việc hiệu quả, bạn có thể áp dụng các cách sau:

Nhận biết và đặt tên cho cảm xúc: Nhận biết và đặt tên cho cảm xúc là bước đầu tiên để bạn kiểm soát được cảm xúc của mình. Bạn cần quan sát và lắng nghe cơ thể và tâm trí của mình để biết được bạn đang cảm thấy gì, tại sao bạn cảm thấy như vậy và cảm xúc đó ảnh hưởng đến bạn như thế nào. Bạn cần đặt tên cho cảm xúc của mình một cách chính xác và khách quan, không phủ định hay bỏ qua nó. Bạn cũng cần chấp nhận rằng cảm xúc là một phần tự nhiên của con người, không phải là điều xấu hay sai.

Ví dụ: Bạn có thể nói với bản thân: “Tôi đang cảm thấy lo lắng vì deadline sắp đến, điều này khiến tôi khó tập trung và căng thẳng”.

Thay đổi quan điểm và suy nghĩ: Thay đổi quan điểm và suy nghĩ là bước tiếp theo để bạn kiểm soát được cảm xúc của mình. Bạn cần nhận ra rằng quan điểm và suy nghĩ của bạn có ảnh hưởng lớn đến cách bạn cảm nhận và phản ứng với các tình huống. Và thay đổi những quan điểm và suy nghĩ tiêu cực, phi lý hoặc không có căn cứ thành những quan điểm và suy nghĩ tích cực, hợp lý và có lập luận. Hãy tìm kiếm những bằng chứng, những lợi ích, những giải pháp hoặc những khía cạnh tích cực của một tình huống và đặt ra những câu hỏi để thử thách và thay đổi những suy nghĩ của mình.

Ví dụ: Bạn có thể thay đổi quan điểm và suy nghĩ của mình như sau: “Tôi không phải là lo lắng vì deadline sắp đến, mà là vì tôi chưa có kế hoạch làm việc rõ ràng. Tôi có thể lập kế hoạch và phân chia công việc thành các bước nhỏ hơn để hoàn thành nó kịp thời. Tôi có thể xem deadline là một động lực để tôi làm việc hiệu quả hơn, không phải là một áp lực khiến tôi sợ hãi”.

Thể hiện và giải tỏa cảm xúc: Thể hiện và giải tỏa cảm xúc là bước cuối cùng để bạn kiểm soát được cảm xúc của mình. Bạn cần biết cách thể hiện cảm xúc của mình một cách lịch sự, trung thực và phù hợp với người và hoàn cảnh. Không nên ẩn giấu hoặc ngăn cản cảm xúc của mình, vì điều đó có thể gây ra những hậu quả tiêu cực cho sức khỏe và mối quan hệ của bạn. Bạn cũng cần biết cách giải tỏa cảm xúc của mình một cách lành mạnh, không gây hại cho bản thân hay người khác. Có thể sử dụng các cách sau để thể hiện và giải tỏa cảm xúc: Nói chuyện với người bạn tin tưởng, chia sẻ và lắng nghe những góc nhìn khác nhau. Viết nhật ký, ghi lại những suy nghĩ và cảm xúc của mình, tìm ra nguyên nhân và giải pháp cho chúng. Tham gia các hoạt động sáng tạo, nghệ thuật hoặc thể thao, để biểu lộ và thoát khỏi những cảm xúc tiêu cực.

6. Cách làm việc nhóm hiệu quả

Làm việc nhóm là bước cuối cùng để nâng cao hiệu suất làm việc. Khi bạn làm việc nhóm, bạn sẽ có được sự hỗ trợ, góp ý và phản hồi từ các thành viên khác. Bạn sẽ có được sự đa dạng về kiến thức, kỹ năng và quan điểm từ các thành viên khác, có được sự động viên, khích lệ và tạo động lực cho các thành viên khác. Và bạn sẽ có được sự hiệu quả cao hơn khi giải quyết các vấn đề phức tạp hoặc yêu cầu nhiều người.

Để làm việc nhóm hiệu quả, bạn có thể áp dụng các nguyên tắc sau:

Xây dựng mục tiêu chung: Xây dựng mục tiêu chung là nguyên tắc quan trọng nhất khi làm việc nhóm. Bạn cần đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều hiểu và đồng ý với mục tiêu chung của nhóm, cũng như vai trò và trách nhiệm của mình để đạt được mục tiêu đó. Nên thảo luận, lắng nghe và thống nhất với các thành viên khác về mục tiêu, kế hoạch, tiến độ, phương pháp và tiêu chí đánh giá của nhóm. Cũng ghi rõ và công khai mục tiêu chung của nhóm để tạo ra sự cam kết và trách nhiệm cho các thành viên.

Tạo ra sự giao tiếp hiệu quả: Tạo ra sự giao tiếp hiệu quả là nguyên tắc quan trọng thứ hai khi làm việc nhóm. Cần duy trì sự giao tiếp thường xuyên, minh bạch và tôn trọng với các thành viên khác trong nhóm, biết cách nói rõ ràng, nghe kỹ, hỏi thông minh và phản hồi kịp thời. Hãy sử dụng các phương tiện giao tiếp phù hợp với nội dung và mục đích của cuộc giao tiếp, ví dụ: email, điện thoại, hội thoại trực tuyến hoặc gặp mặt. Nên tránh các nguyên nhân gây hiểu lầm hoặc xung đột trong giao tiếp, ví dụ: ngôn ngữ cơ thể, giọng điệu, từ ngữ hoặc nét văn hóa.

Phát huy sự hợp tác và tôn trọng: Phát huy sự hợp tác và tôn trọng là nguyên tắc quan trọng thứ ba khi làm việc nhóm. Nên xem các thành viên khác trong nhóm là đồng đội, không phải là đối thủ và biết cách hỗ trợ, giúp đỡc chia sẻ với các thành viên khác khi họ gặp khó khăn hoặc cần ý kiến. Bạn cần biết cách tận dụng và bổ sung những ưu điểm và khuyết điểm của các thành viên khác để tạo ra sức mạnh chung cho nhóm. Và biết cách tôn trọng và công nhận những đóng góp và nỗ lực của các thành viên khác, không phân biệt hay phê bình bất công.

Kết luận

Bài viết cũng đã chia sẻ với bạn những cách làm việc hiệu quả giúp bạn tăng năng suất 200%. Bạn đã học được cách lên kế hoạch, ưu tiên, tập trung, phân bổ thời gian, kiểm soát cảm xúc và làm việc nhóm. Hy vọng, bài viết này sẽ giúp bạn áp dụng được những nguyên tắc và phương pháp này vào công việc của mình, để đạt được hiệu suất làm việc cao và thành công trong sự nghiệp.